کارتابل مشترک
یک کارتابل واحد برای درخواستها، تأییدها و ارجاعهای همه ماژولها.
نرمافزار مگاپرداز
اتوماسیون اداری
ماژول اتوماسیون اداری مگاپرداز کارتابل مشترک، گردشکار قابل تنظیم، فرمها، درخواستها، دبیرخانه و مکاتبات را در همه واحدها یکپارچه میکند.
- قابلیتهای کلیدی
- ۸
- زیرسیستمها و ماژولهای مرتبط
- ۸
- یکپارچگی با سایر نرمافزارهای مگاپرداز
- ۷
تعریف نرمافزار
هر فرآیند، یک مسیر شفاف
کارتابل مشترک درخواستها، تأییدها، ارجاعها و مکاتبات همه واحدها را در یک مسیر قابل ردیابی و قابل تنظیم مینشاند.
- فرایندهای سازمان را به گردشکارهای استاندارد و قابل پیگیری تبدیل میکند.
- موتور تأیید چندمرحلهای را بر اساس نقش، سقف و شرایط تعریف میکند.
- هر درخواست را از ثبت تا تعیین تکلیف نهایی قابل ردیابی میکند.
مسئلههایی که حل میکند
درخواستها در ایمیل و کاغذ گم میشوند
بدون کارتابل مشترک و گردشکار، تأییدها کند و نامشخص میشوند، مکاتبات قابل ردیابی نیستند و هیچکس نمیداند هر درخواست کجا متوقف شده است.
درخواستها و تأییدها با کاغذ، ایمیل و پیام انجام میشود و در صف افراد گم یا فراموش میشود.
هیچکس نمیداند یک درخواست در کدام مرحله است و پیگیری دستی، وقت مدیران را میگیرد.
قواعد تأیید در ذهن افراد است و با مرخصی یا خروج آنها، فرایند متوقف میشود.
تصمیمها و تأییدها مستند نمیشوند و در زمان اختلاف، مرجع قابل استنادی وجود ندارد.
هر واحد فرایند خود را به شکل متفاوت اجرا میکند و استانداردی بین واحدها برقرار نیست.
قابلیتهای کلیدی
گردشکار قابل تنظیم
تعریف مراحل، شرطها و نقشهای تأیید برای هر فرآیند بدون کدنویسی.
فرمساز
ساخت فرمهای سازمانی و اتصال آنها به گردشکار.
دبیرخانه و مکاتبات
نامههای وارده و صادره، شمارهگذاری، پیوست و آرشیو قابل ممیزی.
ارجاع و دستور
ارجاع درخواست، صدور دستور و پیگیری تا نتیجه.
تقویم و یادآور
برنامهها، اقدامات و یادآورهای متصل به کارتابل.
اعلان و اطلاعرسانی
اطلاعرسانی خودکار وضعیت درخواست به ذینفعان.
ردیابی و ممیزی
تاریخچه کامل هر درخواست و مکاتبه برای Audit.
زیرسیستمها و ماژولهای مرتبط
- 01کارتابل
- 02صدور درخواست
- 03ارجاعها و دستورات
- 04فرمساز
- 05دبیرخانه و مکاتبات
- 06تقویم و یادآور
- 07اعلانها
- 08گردشکار
گردش عملیات اصلی
گردش 1
درخواست سازمانی
- صدور درخواست
- ارجاع به مسئول
- تأیید چندمرحلهای
- اقدام
- بستن و آرشیو
گردش 2
نامه وارده
- ثبت نامه در دبیرخانه
- شمارهگذاری
- ارجاع به واحد
- پاسخ و پیگیری
- آرشیو
گردش 3
گردش تأیید سند
- ایجاد سند
- بررسی
- تأیید سرپرست
- تأیید نهایی
- نهاییسازی
امکانات مدیریتی
قالبهای درخواست
مدیر سیستم انواع درخواست، فرمها و مسیرهای تأیید را متمرکز تعریف میکند.
تفویض و جانشینی
تأییدها در زمان مرخصی قابل تفویضاند تا فرایندها متوقف نشوند.
SLA درخواستها
زمان هدف برای هر نوع درخواست تعیین و تأخیرها برای مدیران قابل مشاهده است.
نظارت بر کارهای در انتظار
مدیران میبینند چه کاری، نزد چه کسی و چه مدت در انتظار است.
گزارشها و داشبوردها
- گزارش وضعیت درخواستها
- گزارش زمان تأیید و گلوگاهها
- گزارش مکاتبات وارده و صادره
- گزارش بار کاری کاربران
- گزارش اقدامات معوق
- داشبورد کارتابل
- داشبورد گردشکار و تأییدها
- داشبورد مکاتبات
- داشبورد اقدامات و یادآورها
یکپارچگی با سایر نرمافزارهای مگاپرداز
- مالی و حسابداری
- منابع انسانی و حقوق و دستمزد
- خرید و تدارکات
- فروش و CRM
- عملیات و خدمات سازمانی
- هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی
- مدیریت اسناد
امنیت، دسترسی و ممیزی
- کنترل دسترسی نقشمحور (RBAC) تا سطح منو، داده و رکورد
- ایزولاسیون کامل داده هر شرکت با معماری چندمستاجری و دیتابیس اختصاصی
- ثبت Audit برای هر عملیات حساس (ایجاد، ویرایش، حذف، تأیید)
- زنجیره تأیید چندمرحلهای و کارتابل مشترک بین واحدها
اتوماسیون و گردشکار
مسیریابی پویا
مراحل تأیید از چارت سازمانی، از جمله مسیرهای سطح معاونت و بینواحدی، تعیین میشوند.
بازگشت نتیجه به ماژول
تأیید یا رد درخواست، رکورد مرتبط (مأموریت، پروژه، نامه یا جذب) را خودکار بهروز میکند.
مدیریت خودتأییدی
مراحلی که درخواستدهنده خود تأییدکننده است با قاعده مشخص مدیریت میشوند.
اعلان و یادآوری
هر مرحله به مسئول اعلان میدهد و یادآورها موارد معوق را پیگیری میکنند.
هوش مصنوعی و هوش تجاری
- شناسایی گلوگاههای فرآیندی در گردشکار
- پیشنهاد مسیر تأیید بهینه
- هشدار درخواستهای معطلمانده
مزایای سازمانی
- پیگیری دستی وضعیت درخواستها حذف و زمان مدیران آزاد میشود.
- گلوگاههای فرایند آشکار میشوند و قابل اصلاح میگردند.
- اعلانها افراد را در لحظه از وظایف و تأییدهای در انتظار آگاه میکنند.
- فرایندها بهصورت یکنواخت بین همهی واحدها اجرا میشوند.
- کاهش تأخیر در تأییدها، هزینهی پنهان معطلی فرایندها را کم میکند.
- کنترل سقف تأیید، هزینهکرد خارج از اختیار را محدود میکند.
- حذف دوبارهکاری و کاغذبازی، بهرهوری اداری را افزایش میدهد.
- تصمیمگیری سریعتر، چابکی سازمان و کاهش هزینهی فرصت را به همراه دارد.
مناسب چه سازمانهایی است
- شرکتهای بزرگ
- هلدینگها و گروههای صنعتی
- کارخانهها و واحدهای تولیدی
- سازمانهای چندشعبهای
- شرکتهای خدماتی و پروژهمحور
نقشهای اصلی کاربر: مدیرعامل، مدیر عملیات، مدیران واحدها، کارشناس بهبود فرایند، مدیر فناوری اطلاعات، کارشناس دفتر مدیریت، مدیر شعبه، کارشناسان واحدهای مختلف
سوالات متداول
گردشکار بدون کدنویسی تعریف میشود؟
بله. مراحل، شرطها و نقشهای تأیید بهصورت پیکربندی و بدون کدنویسی تعریف میشوند.
کارتابل برای همه ماژولها مشترک است؟
بله. درخواستها و تأییدهای همه ماژولها در یک کارتابل واحد جمع میشوند.
دبیرخانه و مکاتبات دارد؟
بله. نامههای وارده و صادره با شمارهگذاری، پیوست و آرشیو قابل ممیزی مدیریت میشوند.
وضعیت هر درخواست مشخص است؟
بله. هر درخواست تاریخچه و وضعیت کامل دارد و گلوگاهها قابل شناساییاند.
به ماژولهای دیگر وصل است؟
بله. گردشکار به مالی، خرید، فروش و منابع انسانی متصل میشود.
این نرمافزار را روی سناریوی واقعی سازمان خود ببینید
یک جلسه دمو براساس فرایندهای واقعی سازمان شما برگزار میکنیم.
درخواست دموبرای پلن، استقرار و قیمت با تیم فروش مگاپرداز صحبت کنید.
تماس با فروش